O que faz um arquivista

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Com a iniciativa privada sendo cada vez menos atrativa graças à economia do país, a aternativa empregatícia que nos soa cada vez mais agradável é, definitivamente, ingressar em cargos públicos, graças à remuneração elevada e diversas garantias.

Se você almeja um, provavelmente se enquadra no perfil de um concurseiro, e vem pesquisando profissões que sejam sua cara, que combinem com o que você estudou ou pretende estudar e que você consiga exercer com ânimo e vontade.

Afinal, enquanto ganhar dinheiro é um excelente motivador, é de suma importância que gostemos da função que almejamos exercer, não é mesmo?

É provável, portanto, que, enquanto você pesquisava por profissões que te agradassem para que você pudesse prestar o concurso, tenha se deparado com a profissão de arquivista.

E, afinal, o que faz um arquivista?

Como o nome sugere, um arquivista profissional é o responsável por organizar arquivos e documentos de uma determinada empresa, de maneira que eles sejam catalogados com uma ordem específica.

Embora pareça um trabalho desnecessário para quem não entende muito de grandes corporações, é essencial para garantir o funcionamento de qualquer empresa.

Afinal de contas, a documentação de uma empresa deve estar sempre em dia para que seu funcionamento esteja correto e legalizado, e isso é ainda mais importante quando falamos de um órgão de utilidade pública. Esta documentação pode (e vai) passar por inúmeras verificações a partir dos anos, e, para isso, é importante que ela esteja guardada, e de uma maneira que o acesso a ela seja rápido e fácil.

Isso sem falar da documentação necessária para os funcionários, necessária em diversas situações, como exoneração, holerites, férias, etc.

Ainda há a possibilidade de a empresa trabalhar com qualquer tipo de papelada que também precise ser arquivada, e, portanto, deve ser organizada adequadamente.

Esta é a função base de um arquivista.

Não é só isso!

No entanto, há mais funções que são esperadas do arquivista. Também está sob sua responsabilidade decidir quando arquivos podem ser descartados, o que é uma grande responsabilidade, por diversos motivos.

Além disso, é importante que o arquivista sempre tenha em mãos envelopes e pastas que possam guardar a documentação, que deve ser apresentada sempre que solicitada.

O arquivista também é resposável por digitar documentos dos departamentos da empresa (em especial o contas a pagar), lançar dados em planilhas e mantê-las atualizadas, classificar e codificar arquivos no sistema, manter um registro com a descrição da forma e conteúdo dos documentos arquivados e elaborar tabelas.

Em algumas empresas, ainda, este funcionário também está responsável por gerenciar a distribuição de circulares, como avisos ou panfletos internos, planejar o destino dos documentos, transferir os necessários para guarda temporária, definir tipologia e formatação de documnentos da empresa e atualizar o arquivo físico, imprimindo novamente documentos que possam ter se danificado com o tempo.

Do que preciso para prestar concurso de arquivista?

Como a função é mais geral, os requerimentos necessários para a contratação de um arquivista são nebulosos. Alguns lugares requerem apenas o ensino médio, enquanto outros, associando as atribuições de gerenciamento da profissão à área, podem pedir por um concurso de formação administrativa.

Ainda, há um curso superior destinado a formar profissionais da área, a Graduação em Arquivologia.

Para saber qual dessas situações é a exigida pelo concurso que você pretende prestar, é possível vê-la no veículo que divulgou a vaga, que geralmente anuncia se o concurso é de nível médio ou superior, e, no caso de nível superior, comunica os cursos que preencher os requerimentos.

Se ainda houver dúvidas, no entanto, é possível consultar o edital do concurso para verificar o que é exigido do concurseiro.

Aliás, independentemente da situação, ler o edital é muito importante para garantir que o seu processo seletivo ocorra da melhor maneira possível.

Agora, além dos requerimentos burocráticos para prestar o concurso, é importante saber se esta profisssão de fato se encaixa com seu perfil.

O perfil de um arquivista

Um arquivista precisa ser, inicialmente, um indivíduo muito organizado, e que não se importe em passar horas arrumando algo.

O hábito da leitura também é fundamental, pois o arquivista precisará ler e digitar textos com conteúdos geralmente técnicos, e também precisará fazer uma breve descrição de seu conteúdo. É, portanto, de suma importância conhecer os termos utilizados, e, claro, ser alfabetizado e não ter dificuldades de leitura.

Além disso, é importante que seja uma pessoa que gosta de trabalhos constantes em escritório. Se você gosta de uma rotina um pouco mais maluca, com muitas viagens e palestras, talvez seja melhor procurar algum outro concurso. No entanto, se você gosta de um trabalho tranquilo, se satisfaz em ver as coisas em ordem e não se importa com uma rotina constante, seu perfil se enquadra na vaga.

Também é importante que você tenha conhecimento em Excel, Acess, ou outros programas de catalagação de arquivos afinal, você estará lidando com planilhas constantemente, quando não criando. Não há como prever qual o software utilizado pela empresa da qual você almeja a vaga, mas ter conhecimento em pelo menos um destes programas já garante que você será capaz de aprender a lidar com os outros.

Caso seja requerido conhecimento em um software específico, o edital informará qual, e eis aí mais um frizo do quão altamente necessária é a leitura do edital.

Onde trabalha um arquivista?

Qualquer empresa pode requerer um profissional para arquivar seus dados, mas a maior ocorrência de concursos para a vaga costuma ser em locais específicos em que se lida com muita documentação, seguem abaixo alguns exemplos:

  • Tribunais ou empresas ligadas a Advocacia;
  • Institutos de Previdência Pública;
  • Prefeituras, e
  • Universidades públicas.

Os salários podem variar de R$ 1.100 a R$ 6.500.

Se você tem interesse em trabalhar na área, é importante começar a estudar o quanto antes e ficar de olho nos concursos que estarão abrindo. Lembre-se sempre de verificar quais os requerimentos do concurso e ler cuidadosamente o edital antes mesmo de se inscrever no certame.

Monte já seu cronograma de estudos! Boa sorte e boa prova!

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Sobre Concurseiro Paulista

Sou ex-Oficial Aviador da Marinha e bacharel em Ciências Militares pela Escola Naval.Sou um dos responsáveis pelo site Concurseiro Paulista que já tem 16 anos de história. Venho nesse Blog passar toda a minha experiência, pois já consegui ser aprovado em 33 Concursos Públicos, entre eles Delegado Civil e Federal e tantos outros. A nossa missão e compromisso é ajudar você ser aprovado também.